Datenschutzerklärung

Stand: 19. August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

SAG Consulting
Hasan Saglam
An den Wiesen 18a
55218 Ingelheim am Rhein, Deutschland
Telefon: +49 6132 4229028
E-Mail: info@sag-consulting.de

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

2. Überblick

DocuAI24 ist ein KI-gestützter Assistent für Behördenpost und offizielle Dokumente. Damit die App ihre Funktionen erfüllen kann, verarbeiten wir personenbezogene Daten — ausschließlich zu den unten beschriebenen Zwecken. Kurz zusammengefasst:

• Ihre Daten werden auf Servern in Frankfurt am Main (EU) gespeichert.
• Dokumente und Anfragen werden zur Analyse an KI-Dienstleister (Anthropic, OpenAI) übermittelt — nur soweit für die Funktion erforderlich.
• Wir verkaufen keine Daten und schalten keine Werbung auf Basis Ihrer Daten.
• Sie können Ihr Konto samt aller Daten jederzeit in der App löschen.

3. Konto und Authentifizierung

Zur Nutzung der App ist ein Konto erforderlich. Dabei verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und Anmeldedaten (Passwort-Hash). Die Authentifizierung erfolgt über unseren Hosting-Dienstleister Supabase (siehe Ziffer 10). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

4. Profildaten

Sie können freiwillig Profildaten hinterlegen (Name, Anschrift, Telefonnummer, bevorzugte Sprache sowie Sprach- und Benachrichtigungseinstellungen). Diese Daten verwenden wir, um Schreiben und Formulare automatisch mit Ihren Angaben zu befüllen und die App in Ihrer Sprache anzuzeigen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Dokumente und KI-Analyse

Kernfunktion der App ist die Analyse von Dokumenten (Fotos, Scans, PDFs), die Sie hochladen. Diese Dokumente können sensible Informationen enthalten (z. B. Finanz-, Gesundheits- oder Aufenthaltsdaten). Wir verarbeiten sie ausschließlich, um die von Ihnen angeforderten Funktionen bereitzustellen:

• Speicherung: verschlüsselt bei Supabase in Frankfurt (EU); Zugriff nur über Ihr Konto (Row Level Security).
• Analyse: Zur Auswertung werden Dokumente an die KI-Schnittstelle von Anthropic (Claude) übermittelt. Anthropic verarbeitet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie nur begrenzt zur Missbrauchskontrolle.
• Ergebnisse: Zusammenfassungen, erkannte Fristen und Empfehlungen werden in Ihrem Konto gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) betroffen sind, Ihre ausdrückliche Einwilligung durch das aktive Hochladen des jeweiligen Dokuments (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Laden Sie nur Dokumente hoch, die Sie analysieren lassen möchten.

6. KI-Chat, Schreiben und Formular-Assistent

Ihre Chat-Nachrichten, erzeugte Schreiben (Anträge, Einsprüche, E-Mails) und Formular-Antworten werden in Ihrem Konto gespeichert, damit Sie Verläufe und Entwürfe wiederfinden. Zur Erstellung der KI-Antworten werden die jeweiligen Inhalte (inkl. relevanter Dokument- und Profildaten) an Anthropic übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Sprachfunktionen (Vorlesen und Spracheingabe)

Für die Vorlesefunktion (Text-zu-Sprache) und die Spracheingabe (Sprache-zu-Text) nutzen wir Dienste von OpenAI. Dabei werden die vorzulesenden Texte bzw. Ihre Sprachaufnahmen an OpenAI übermittelt und dort nur zur Erbringung der Funktion verarbeitet; OpenAI nutzt API-Daten nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. E-Mail-Integration (Google Gmail)

Optional können Sie Ihr Gmail-Konto mit DocuAI24 verbinden. Dabei erteilen Sie uns über Google OAuth folgende Berechtigungen:

• gmail.readonly — Lesen Ihrer E-Mails, damit die App offizielle Post in Ihrem Postfach erkennen, anzeigen und erklären kann;
• gmail.send — Senden von E-Mails, die Sie in der App verfasst und ausdrücklich freigegeben haben;
• userinfo.email / openid — Identifikation des verbundenen Kontos.

8.1 Welche Google-Nutzerdaten wir abrufen

Wenn Sie Ihr Gmail-Konto verbinden, greift DocuAI24 auf folgende Daten Ihres Google-Kontos zu: Ihre E-Mail-Adresse (Kontoidentifikation) sowie über gmail.readonly auf die Nachrichten Ihres Postfachs — d. h. Kopfzeilen (Absender, Empfänger, Datum, Betreff), Nachrichtentext und Anhänge. Über gmail.send werden ausschließlich die von Ihnen in der App verfassten Nachrichten über Ihr Konto versendet; weitere Daten werden dabei nicht abgerufen. Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden verschlüsselt und ausschließlich serverseitig gespeichert.

8.2 Wie wir Google-Nutzerdaten verwenden

Wir verwenden diese Daten ausschließlich, um die für Sie sichtbaren Funktionen der App bereitzustellen: Ihr Postfach in der App anzuzeigen, eingehende offizielle Schreiben zu erkennen und auf Ihre Anfrage in einfacher Sprache zu erklären oder zusammenzufassen, auf Ihre Anfrage Antwortentwürfe zu erstellen, Nachrichten auf Wunsch vorzulesen und von Ihnen freigegebene E-Mails über Ihr Konto zu versenden. Google-Nutzerdaten werden nicht für Werbung verwendet, nicht verkauft und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle genutzt. Ein menschlicher Zugriff auf diese Daten erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, aus Sicherheitsgründen (z. B. Missbrauchsuntersuchung) oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.

8.3 Weitergabe, Übertragung und Offenlegung von Google-Nutzerdaten

Wir geben Google-Nutzerdaten nicht an Dritte weiter, verkaufen sie nicht und übertragen sie nicht — mit folgenden eng begrenzten Ausnahmen, die für den Betrieb der von Ihnen genutzten Funktionen erforderlich sind:

• Supabase (Hosting/Datenbank, Serverstandort Frankfurt, EU) — verschlüsselte Speicherung der Verbindungstoken und technischer Betrieb;
• Anthropic (KI-Dienst) — nur wenn Sie eine KI-Funktion für eine konkrete E-Mail auslösen (z. B. „erklären“ oder „Antwort entwerfen“), wird der Inhalt dieser E-Mail zur Verarbeitung übermittelt; Anthropic verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle;
• OpenAI (Sprachdienst) — nur wenn Sie sich eine E-Mail vorlesen lassen, wird deren Text zur Sprachausgabe übermittelt; OpenAI verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle.

Darüber hinaus erfolgt eine Offenlegung nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Alle Dienstleister sind vertraglich an Weisungen und Zweckbindung gebunden (Art. 28 DSGVO).

Sie können die Verbindung jederzeit in der App trennen oder den Zugriff unter myaccount.google.com/permissions widerrufen; beim Trennen werden die gespeicherten Token gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); Widerruf jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich. Eine Anbindung von Microsoft Outlook kann künftig angeboten werden; es gelten dann entsprechende Grundsätze.

9. Brief- und Faxversand

Wenn Sie ein Schreiben als echten Brief oder Fax versenden, übermitteln wir das Dokument sowie die Empfängerangaben an unsere Versanddienstleister:

• onlinebrief24 (onlinebrief24.de, Deutschland) — Druck und postalischer Versand von Briefen;
• Faxsuite — Übermittlung von Faxen.

Die Übermittlung erfolgt nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung hin (Versand-Bestätigung in der App). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Hosting (Supabase, Frankfurt)

Unsere Backend-Infrastruktur (Datenbank, Datei-Speicher, Authentifizierung, Server-Funktionen) betreiben wir bei Supabase; die Datenhaltung erfolgt in der Region Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Zugriffe sind durch Verschlüsselung (TLS) und Zugriffskontrollen auf Zeilenebene (Row Level Security) geschützt.

11. Abonnements und Zahlungen

Premium-Abonnements werden über den Apple App Store bzw. Google Play abgeschlossen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt vollständig durch Apple bzw. Google; wir erhalten keine Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern), sondern lediglich den Abonnement-Status. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter und Dienstleister. Bei Anthropic und OpenAI (jeweils USA) kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Die Übermittlung stützt sich auf Angemessenheitsbeschlüsse (EU-US Data Privacy Framework, soweit zertifiziert) bzw. EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre Daten, solange Ihr Konto besteht. Sie können einzelne Dokumente, Chats und Schreiben jederzeit in der App löschen. Bei Löschung Ihres Kontos (in der App: Profil → Konto löschen) werden alle personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21),
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3),
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@sag-consulting.de.

15. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffskontrollen auf Datenbankebene, serverseitige Verwahrung aller API-Schlüssel (keine Schlüssel in der App) und das Prinzip der Datenminimierung.

16. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die KI-Ausgaben der App sind Hilfestellungen, die Sie selbst prüfen und über deren Verwendung Sie selbst entscheiden.

17. Minderjährige

Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern unter 16 Jahren ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

18. Website

Beim Besuch dieser Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite) in Server-Logs zur Sicherstellung des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Dienste.

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets unter dieser Adresse; über wesentliche Änderungen informieren wir in der App.